Wenn Sie eine mongolische Urkunde (Heiratsurkunde, Geburtsurkunde, etc.) in Deutschland verwenden möchten, sollten Sie zunächst die Stelle kontaktieren, bei der Sie die Urkunde vorlegen wollen. Diese Stelle entscheidet, ob die Urkunde anerkannt werden kann.

Sofern eine Überprüfung erforderlich ist, beachten Sie bitte, dass das Legalisationsverfahren für mongolische Urkunden eingestellt wurde. Stattdessen werden die mongolischen Urkunden durch die Botschaft überprüft.

Die Botschaft kann im Rahmen der Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte gutachterlich prüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft, und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, wo die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll.

Von Privatpersonen kann eine Urkundenüberprüfung nicht veranlasst werden.

Die Inlandsbehörde, die eine Überprüfung der Urkunden für ihre Arbeit benötigt, richtet hierzu ein Ersuchen (schriftlich, nicht per Mail) an die Botschaft.

Überprüfung der formalen Richtigkeit (Echtheit)

Es gibt die Möglichkeit, Urkunden der mongolischen Standesämter sowie Entscheidungen mongolischer Gerichte auf formale Richtigkeit (Echtheit) zu überprüfen. Diese Art der Überprüfung empfiehlt sich, wenn keine Zweifel an der Identität der Urkundeninhaber bestehen. Die Inlandsbehörde (z.B. Standesamt, Ausländerbehörde) kann in diesen Fällen ein Amtshilfeersuchen an die Botschaft richten. Dazu muss sie die ausländische(n) Urkunde(n)/Beschlüsse und die unten genannten Informationen beifügen, um Überprüfung der formalen Richtigkeit bitten und sich im Verhältnis zur Botschaft zur Übernahme der dabei entstehenden Auslagen bereit erklären.

Zur Bearbeitung der Überprüfungsersuchen auf die formale Richtigkeit (Echtheit) werden benötigt:

• die zu überprüfende/n Urkunde/n im Original
• eine Übersetzung in die deutsche Sprache
• Kopie der Identitätsnachweise des/der Urkundeninhabers/-in, – z.B. Passkopie oder Kopie des Aufenthaltstitels
• unterschriebene Vollmacht zur Einholung von Auskünften (S.4 des Merkblatts)
• Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Behörde

Bearbeitungsdauer: Bei Personenstandsurkunden in der Regel 2-3 Monate, in Ausnahmefällen auch länger.

Kosten:

• Im Verwaltungsbezirk Ulan Bator: 50,- Euro pro Urkunde
• Prüfungen in Gebieten außerhalb des Verwaltungsbezirkes Ulan Bator: zusätzlich 400,- Euro Reisekostenpauschale

Überprüfung auf Echtheit und inhaltliche Richtigkeit

Es kann auch eine Überprüfung der Urkunden auf formale Echtheit und inhaltliche Richtigkeit durchgeführt werden. Die Botschaft beauftragt hierzu eine/n Rechtsanwalt/Rechtsanwältin. Die abschließende Bewertung und Stellungnahme erfolgt durch die Konsularbeamten der Botschaft.

Wird die Überprüfung auf formale Echtheit und inhaltliche Richtigkeit verlangt, werden die folgenden Unterlagen benötigt:

• ausgefüllter Fragebogen
• die ausländische/n Urkunde/n im Original + 1 Kopie
• eine Übersetzung in die deutsche Sprache + 1 Kopie
• Kopie der Identitätsnachweise des/der Urkundeninhabers/-in, z.B. eine Passkopie oder eine Kopie des Aufenthaltstitels
• bei Geburtsurkunden: Adresse der Geburtsklinik
• unterschriebene Vollmacht zur Einholung von Auskünften (S. 4 des Merkblatts)
• Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Behörde

Bearbeitungsdauer: Bei Personenstandsurkunden in der Regel 2-3 Monate, in Ausnahmefällen auch länger.

Kosten:

• Im Verwaltungsbezirk Ulan Bator: 100,- Euro pro Urkunde
• Prüfungen in Gebieten außerhalb des Verwaltungsbezirkes Ulan Bator: zusätzlich 400,- Euro Reisekostenpauschale

Die Botschaft wird den Eingang des Amtshilfeersuchens bestätigen und – für den Fall, dass sich im Einzelfall ein erhöhter Zeitbedarf abzeichnet – die ersuchende Behörde darüber informieren. Es wird um Verständnis dafür gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird.